Hand aufs Herz: Haben Sie auch das Gefühl, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen? Wenn ja, könnte es daran liegen, dass Sie zu viele Themen in die einzelnen Meetings packen? Oder dass sich einzelne Teilnehmer immer wieder “geistig ausklinken”? Hier eine Anregung, wie Sie mit zielgerichteten Meetings mehr Zeit fürs Wesentliche gewinnen.

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Haben Sie das auch schon einmal erlebt: Wenn die Zeit im Projekt knapp wird und die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, wird die verbleibende Arbeit einfach auf eine größere Zahl von Personen verteilt. Nach dem Motto: Mehr Personen, mehr Arbeitskraft.

Diese Formel hat nur einen kleinen Schönheitsfehler: Arbeitskraft ist nicht gleich Produktivität. In der Hektik des Projektalltags geht dieses Wissen leider immer wieder verloren. Neue Mitarbeiter im Projekt brauchen Zeit, bis sie eingearbeitet sind. Schlimmer noch: Sie nehmen auch Zeit von den vorhandenen Mitarbeitern, um sich das erforderliche Wissen zu holen.

Deshalb ein Tipp, wenn es bei Ihnen einmal eng wird: Nehmen Sie sich die Zeit, um den Plan zu hinterfragen. Stimmen die Termine? Stimmen die Prioritäten? Stellen Sie sich die Frage lieber gleich: “Was kann ich kurzfristig verschieben, wenn ich langfristig schneller werden möchte?” Sie sind schneller, wenn Sie zuerst bremsen und dann wieder beschleunigen, als wenn Sie mit hoher Geschwindigkeit aus der Kurve fliegen.

Finden Sie nicht auch, dass es manchmal gut sein muss? Dass man manchmal darauf verzichten sollte, die letzten Ressourcen aus einem Mitarbeiter herauszuquetschen? Dass auch das Optimieren des kritischen Pfads einmal ein Ende haben sollte? Aber: Woran erkennen wir, dass es genug ist? Einige symptomatische Beispiele, woran wir ablesen können, dass es besser ist, nicht noch weiter zu optimieren.
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Kennen Sie das? Die Planung ist abgeschlossen. Alles scheint durchdacht. Die Arbeiten im Projekt schreiten voran. Auf einmal häufen sich die Katastrophenmeldungen: “Wir können nicht liefern, weil uns wichtige Spezifikationsdokumente fehlen”, “wir können nicht spezifizieren, weil die Fachexperten nicht zur Verfügung stehen”, “wir haben zehn Entwickler, die nächste Woche nichts zu tun haben”… Oft erfährt die Projektleitung viel zu spät, dass etwas schief läuft. Es bleibt keine Zeit, um angemessen zu reagieren. Die getroffenen Maßnahmen können nur das Schlimmste verhindern, jedoch keine wirkliche Erleichterung bringen. weiterlesen »