Viele Projektleiter und Projektleiterinnen verstehen sich aufs Planen und Steuern. Kein Wunder: Das Instrumentarium wird in allen gängigen PM Lehrgängen fundiert vermittelt. Es dürfte also gar nichts mehr schief gehen. Dennoch verfehlen über sechzig Prozent der Projekte ihre Ziele! Woran liegt das und wie könnte es besser gehen?
(Artikel aktualisiert am 09. September 2010.)
Meiner Erfahrung nach liegt die Ursache in der Anwendung dieses Instrumentariums. Planen und Steuern wird zu sehr als Instrument der Projektleiter gesehen. Die Projektleitung plant und steuert, die Mitarbeiter führen aus. Das kann nur schief gehen!
Planen und Steuern ist ein Prozess, an dem Alle beteiligt sein müssen! Ausnahmslos! Es sollte ein integrativer dynamischer Prozess sein,
- um die täglichen Aktivitäten an der aktuellen Situation auszurichten und
- um den Plan an die neuen Erkenntnisse anzupassen.
Das muss in den Händen der Betroffenen liegen, die mit dem Projektgegenstand direkt in Kontakt stehen. Sonst wird der Prozess statisch und bürokratisch!
Die Aufgabe der Projektleitung ist es, für diesen Prozess des Planens und Steuerns den Handlungsrahmen zu definieren:
- Wo soll es hingehen?
- Welche Mittel sind erlaubt?
- Wo sind die Grenzen?
- Welche Werte sind uns wichtig?
- Was brauchen wir zur Umsetzung?
- Wer sollte mit wem in Kontakt stehen?
- …
Mit anderen Worten: Die Aufgabe der Projektleitung ist es, zu führen und zu koordinieren und alle erforderlichen Informationen bereit zu stellen. Die Projektleitung sollte sich dazu in der Rolle des Facilitators sehen. Dann wird selbstorganisiertes Planen und Steuern möglich. Somit kann jeder Einzelne im Projekt selbstverantwortlich entscheiden und agieren. Das macht flexibles Reagieren auf veränderte Anforderungen möglich. Und: Das Projekt erstickt nicht in der Bürokratie der zentralisierten Planung und Steuerung.
Im folgenden Diagramm habe ich Ihnen das einmal visualisiert:
Abbildung: Wie Sie sich als Projektleiter von der Planung und Steuerung entlasten
Wie sehen Sie das? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!
Herzliche Grüße,
Jürgen Rohr
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