Hand aufs Herz: Haben Sie auch das Gefühl, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen? Wenn ja, könnte es daran liegen, dass Sie zu viele Themen in die einzelnen Meetings packen? Oder dass sich einzelne Teilnehmer immer wieder “geistig ausklinken”? Hier eine Anregung, wie Sie mit zielgerichteten Meetings mehr Zeit fürs Wesentliche gewinnen.

Der Status Quo

In den meisten Projekten gibt es nur eine Art von Meeting. Zum Beispiel das wöchentliche Projekt Statusmeeting. In diesem werden die unterschiedlichsten Dinge besprochen:

• Der Status der Arbeitspakete
• Terminverzögerungen
• Risiken
• Organisationale Fragen
• Tools
• Ausfälle von Mitarbeitern
• und so weiter.

Der Energielevel schwankt in der Regel von “spannend, da kann ich mitreden” bis “oh wie langweilig”. Keine gute Voraussetzung für eine optimale Nutzung der beteiligten Mitarbeiterkapazität. Oder?

Wie es sein könnte

Stellen Sie sich nun vor, Sie würden Meetings anders organisieren. In jedem Meeting wird nur das besprochen, was für den Teilnehmerkreis wirklich interessant ist. Die Meetings würden schneller durch sein und es würde keine Mitarbeiterkapazität verschwendet.

Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist, Meetings in unterschiedliche Kategorien einzuteilen:

• Strategiemeetings. Diese finden in größeren Abständen statt (z.B. alle vier Wochen). Sie dienen dazu, die Ziele und den Handlungsrahmen abzustecken und die inhaltliche Priorisierung der Arbeitsergebnisse vorzunehmen. Zum Teilnehmerkreis gehören der Auftraggeber, der Kunde, die Projektleitung und Vertreter aus dem Projektteam.
• Organisationsmeetings. Diese finden in kürzeren Zeitabständen statt (z.B. alle zwei Wochen). Sie dienen dazu, die Arbeitsprozesse an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen und erforderliche Werkzeuge und Methoden abzustimmen. Zum Teilnehmerkreis gehören alle Mitglieder des betroffenen Projektbereichs und deren Leitung sowie die jeweils übergeordnete Leitung. Also zum Beispiel der Teilprojektleiter und sein Team und der Projektleiter. Oder der Projektleiter, seine Teilprojektleiter, Vertreter aus den Teilprojekten sowie der für das Projekt verantwortliche Manager.
• Taktische Meetings. In taktischen Meetings wird besprochen, wie die aktuellen Arbeiten untereinander aufgeteilt und erledigt werden. Sie finden in sehr kurzen Zeitabständen statt (z.B. als Daily Standup oder wöchentlich). Teilnehmer sind alle Mitarbeiter des jeweils betroffenen Teams und die jeweilige Teamleitung.

Strategische Meetings erfordern eine Vorbereitung, Agenda, Einladung, Protokollierung und Nachbereitung. Organisationsmeetings sollten sich nach den aktuellen Erfordernissen richten: Wenn es etwas zu organisieren gibt, wird es besprochen. Wenn gerade kein Bedarf ist, fällt das Meeting entsprechend kürzer aus. Taktische Meetings sollten vor allem kurz sein. Es bietet sich ein Format wie beim Daily Scrum Meeting an: Was habe ich erledigt, was kommt als nächstes, was hindert mich bei der Arbeit.

Ein wichtiger Grundsatz: Taucht in einem Meeting ein Thema auf, das in eine andere Kategorie gehört, wird es nicht besprochen. Stattdessen wird es in das entsprechende Meeting vertagt.

Mit einer solchen Meetingorganisation reduziert sich die Verschwendung von Mitarbeiterkapazität deutlich! Der Energielevel ist höher und das Projekt kommt zügiger voran.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!