Mit leichter Hand zum Projekterfolg

Mit leichter Hand zum Projekterfolg

Dieser Blog handelt von Leichtigkeit im Projektmanagement. Leichtigkeit im Sinne von Nicht-Angestrengtheit. Als angestrengt nehme ich immer wieder den Versuch wahr, alles und jeden im Projekt planen und steuern zu wollen. Ich möchte Sie einladen, mit mir gemeinsam neue Wege zu erkunden, wie wir Projekte zu Orten der gemeinsamen Höchstleistung machen ohne uns in dieser Illusion der Planbarkeit und Steuerbarkeit zu verfangen.

Ich erlebe Planung in der Regel als theoretische und abstrakte Tätigkeit, die sich zum Großteil in der Welt unseres Geistes vollzieht. Sie produziert dementsprechend auch nur abstrakte Aussagen über die Zukunft. Damit Planung in die Welt unseres Handelns übergeht, erfordert sie wahrnehmungs- und verhaltensnahe Formen des Denkens. Sie benötigt das sinnliche Erleben und die praktische Durchführung. Sie sollte darauf abzielen, den Planungsgegenstand zu erkunden und sich darauf einzustellen. Eine zentrale, durch die Projektleitung fremdorganisierte Planung und Steuerung kann das nicht leisten. Sie kann subjektives Erleben vor Ort nicht berücksichtigen. Im Gegenteil: Fremdgesteuerte Organisation führt fast zwangsläufig zu Zielkonflikten zwischen Projektleitung und Projektmitarbeitern. Mitarbeiter, die Aufgaben “von oben” zugewiesen bekommen, werden weniger Initiative zeigen als Mitarbeiter, die ihre Aufgaben selbst identifiziert haben.

Projekte sind per Definition Vorhaben, die einer hohen Dynamik unterliegen: Die Lösung ist im Vorhinein nicht erfassbar. Sie entsteht erst im Verlauf des Projekts – Schritt für Schritt in einem interaktiven Prozess der Projektteilnehmer. Die Erwartungen und Bedürfnisse der Beteiligten entwickeln sich im Verlauf des Projekts weiter. Insbesondere wenn erste Ergebnisse sichtbar werden, überdenkt mancher seine ursprünglichen Anliegen. Das Ansinnen, diese Dynamik und Vielfalt als ProjektmanagerIn durch Planung und Kontrolle in den Griff zu bekommen, ist illusorisch. Es würde voraussetzen, dass es genau einen richtigen Weg gibt. Und es würde die Fähigkeit voraussetzen, Zukunft vorauszusehen. Wer an Planbarkeit und Steuerbarkeit glaubt, ignoriert zudem die Tatsache, dass auch heute noch der Großteil aller Projekte nicht im geplanten Umfang, zum geplanten Zeitpunkt und mit dem geplanten Budget zu Ende geführt werden.

Ich plädiere dafür, Projektleitung als Balanceakt zwischen planungsgeleiteter Fremdorganisation und erkenntnisgeleiteter Selbstorganisation zu verstehen. Planungsgeleitete Fremdorganisation ist eigentlich nur dann zweckmäßig, wenn es um Routineaufgaben und um Kontinuität geht. Wenn es auf die langfristige Ausrichtung ankommt (Strategie, Innovation, Identität) muss erkenntnisgeleitet fremdorganisiert werden. Das heißt, nicht der Plan, sondern der Lernprozess steht im Vordergrund. Erkenntnisgeleitete Selbstorganisation hat sich immer dann bewährt, wenn es ums Operative geht (Aufgabenplanung, Steuerung, Prozessverbesserung). Hier sollte die Projektleitung das Heft in die Hand des Teams geben.

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