Kennen Sie das? Hier ein Excel-Sheet, dort ein Excel-Sheet und in den meisten steht fast das gleiche drin. Wenn Sie dann eine Information benötigen, erhalten Sie aus den Excel-Sheets regelmäßig widersprüchliche Aussagen. Sie stellen sich die Frage: Können wir unsere Informationen nicht an einem gemeinsamen Platz verwalten? Benötigt wirklich jedes Team sein eigenes Excel-Sheet? Sollten wir vielleicht Excel ganz aus dem Projekt verbannen? Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt und Sie regelmäßig kurz davor stehen, die Erfindung von Excel als den größten Irrtum aller Zeiten zu verurteilen, könnte Ihnen die folgende Kurzanleitung zum Informationsmanagement weiterhelfen:

Kurzanleitung zum Informationsmanagement

Um wieder einen Überblick zu bekommen und sich auf die vorhandene Information wirklich verlassen zu können, gehe ich meistens in drei Schritten vor. Ziel ist es, zu entrümpeln und die vorhandenen Werkzeuge wieder optimal zu nutzen:

1. Informationsquellen erheben.
2. Informationsbedarf eingrenzen.
3. Informationsquellen reduzieren.

Schritt 1: Informationsquellen erheben

Dieser Schritt dient in erster Linie dazu, einen Überblick zu erhalten, was von den vorhandenen Dateien und Werkzeugen wirklich relevant ist. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Sie arbeiten sich durch die Ablagestruktur und versuchen auf eigene Faust, das Terrain zu sondieren oder
2. Sie sprechen mit den Mitarbeitern und finden heraus, wie sie ihre Arbeit organisieren

Da Sie davon ausgehen können, dass einige der vorhandenen Excel-Sheets bereits wieder veraltet sind, bietet sich die zweite Möglichkeit an. Reden Sie mit ihren Mitarbeitern und fragen Sie sie wie sie ihre Arbeit organisieren. Lassen Sie sich zeigen, mit welchen Excel-Sheets sie dabei arbeiten.

Als Ergebnis halten Sie fest, welche Excel-Sheets (und andere Werkzeuge) eingesetzt werden und welche Information jeweils enthalten ist.

Schritt 2: Informationsbedarf eingrenzen

Im zweiten Schritt analysieren Sie die Aufstellung aus dem ersten Schritt und gruppieren die Informationen zu passenden Einheiten. Kriterien für die Gruppierung sind zum Beispiel:

• Unterschiedliche Arten von Projektergebnissen. In IT-Projekten etwa Funktionen, Anwendungsfälle, Anforderungen oder Systemkomponenten.
• Informationen zur Qualitätssicherung. Etwa eine Aufstellung von Qualitätsmerkmalen und deren Umsetzung für ein konkretes Ergebnis.
• Informationen zur Aufgabenplanung und Steuerung. Was wird bzw. wurde wann durch wen erledigt?

Das Ergebnis dieses Schritts sieht in etwa so aus:

Schritt 3: Informationsquellen reduzieren

Jetzt geht es daran, zu entrümpeln: Nehmen Sie sich zunächst die Informationen vor, die auf viele verschiedene Quellen verteilt sind und überlegen sich, auf welche der Quellen Sie eventuell verzichten können. Dabei gibt es zwei Optionen:

1. Sie behalten die verschiedenen Quellen, führen jedoch gleiche Informationen in einer Quelle zusammen.
2. Sie führen die verschiedenen Quellen zu einer zusammen.

Vor jeder Entscheidung, die Sie treffen, sollten Sie jedoch eines beachten:

Tun Sie nichts ohne die Zustimmung der betroffenen Personen.

Gehen Sie davon aus, dass die verschiedenen Informationsquellen nicht ohne Grund entstanden sind. Wenn Sie Informationsquellen reduzieren, nehmen Sie jemanden etwas weg. Bieten Sie dafür eine für die betroffene Person vorteilhaftere Lösung an.

In diesem Sinne: Viel Erfolg beim Entrümpeln!

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