Wäre das nicht erstrebenswert? Das Top-Management bewertet Ihr IT-Projekt als vollen wirtschaftlichen Erfolg, die Anwender loben das IT-System in den höchsten Tönen, die Kooperation zwischen Fachbereich und IT war hoch produktiv und für beide Seiten motivierend. In der Realität hört man jedoch oft Aussagen wie: “Die Kommunikation zwischen Fachbereich und IT war schlecht”, “die Ziele für das Projekt waren unklar formuliert”, “das Top-Management hat sich nicht richtig beteiligt”, “es gab unausgesprochene Konflikte” oder “das Vertrauen fehlte”. Meist entscheidet die Art und Weise, wie die IT-Spezifikation angegangen wird, über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts. Deshalb möchte ich Ihnen in einer Beitragsserie meine persönlichen Schlüssel für die erfolgreiche Kooperation zwischen Fachbereich und IT vorstellen.
Was sind die Herausforderungen bei der IT-Spezifikation?
- IT-Spezifikationen beschäftigen sich mit einem (zunächst) abstrakten, wenig greifbaren Gegenstand. Auch wenn es zu einer Einigung zwischen Fachbereich und IT kommt, kann das letztendlich gelieferte IT-System von der konkreten Vorstellung des Fachbereichs abweichen (“So haben wir uns das aber nicht vorgestellt”).
- IT-Spezifikationen bilden lediglich die subjektive Wahrnehmung der direkt beteiligten Personen ab. Das heißt: Egal wen Sie befragen, es wird wahrscheinlich immer jemanden geben, der eine Variante in den geschäftlichen Abläufen kennt, die Sie garantiert nicht berücksichtigt haben (“Bei uns läuft das aber anders”).
- IT-Spezifikationen verbinden zwei unterschiedliche Welten. Der Fachbereich redet über geschäftliche Abläufe. Die IT über technische Lösungen. Ziel des Fachbereichs ist eine bestmögliche Unterstützung der bestehenden Abläufe und ihrer Varianten. Ziel der IT eine möglichst standardisierte Unterstützung ohne allzu viele Varianten (“Ihr wollt uns doch nur eure Standardsoftware unterjubeln”, “Mit euren Sonderlocken sprengt ihr das Projektbudget”).
- IT-Spezifikationen sollen dazu beitragen, das IT-Projekt planbar zu machen ohne den Weg für neue Erkenntnisse zu verbauen. Die IT ist daran interessiert, möglichst früh zu einer stabilen IT-Spezifikation zu kommen. Der Fachbereich ist daran interessiert, auch im Projektverlauf neue Erkenntnisse in das IT-System einzubringen (“Legt euch doch endlich einmal fest”, “Wir können jetzt noch nicht wissen, wie unsere Prozesse in zwei Jahren aussehen”).
- IT-Spezifikationen brauchen aktuelle Fachexpertise. Die Einbindung der Fachspezialisten darf aber nicht zur Bewegungsunfähigkeit des Fachbereichs führen. In der Regel sind die Fachexperten mit dem meisten Wissen jedoch für das operative Geschäft unverzichtbar. Genauso unverzichtbar sind sie für eine IT-Spezifikation, die zu den aktuellen Geschäftsabläufen passt.
Hebel zur Bewältigung dieser Herausforderungen
In meiner Praxis hat sich gezeigt, dass hervorragende Methodenkenntnisse für die IT-Spezifikation nicht ausreichen. Im Gegenteil: Konzentriert man sich nur auf die Methoden, entsteht nur eine mittelmäßige Spezifikation, die oft haarscharf an den eigentlichen Bedürfnissen der Fachseite vorbeigeht.
Ich lege deshalb mehr Wert auf die folgenden Punkte:
- Eine saubere Auftragsklärung mit allen relevanten Beteiligten.
- Ein tief gehendes Verständnis für die fachlichen und technischen Belange.
- Eine klare Differenzierung von wichtigem und unwichtigem (aus fachlicher Sicht).
- Einen flexiblen Arbeitsprozess zwischen Fachbereich und IT, der Änderungen zulässt.
- Eine realistische Kosten / Nutzen Bewertung aus betriebswirtschaftlicher Sicht.
- Eine rechtzeitige Einbindung der Verantwortlichen für die Systemeinführung und den Betrieb.
- Eine handfeste Unterstützung bei der Formulierung der Anforderungen.
- Eine frühzeitige Einbindung von Betriebsrat und Datenschützern.
- Einen Prozess, der rasch greifbare Ergebnisse und neue Erkenntnisse liefert.
- Eine offene Kommunikationspolitik (alle Informationen auf den Tisch).
Zu den einzelnen Punkten werde ich in den kommenden Wochen weitere Details liefern.
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