Diesen Beitrag beginne ich mit einer Geschichte: Der CIO eines Unternehmens möchte seine IT-Landschaft um zusätzliche Komponenten erweitern. Sein Ziel ist die weitestgehende Automatisierung der Geschäftsprozesse. Ihn beschäftigt vor allem die technische Machbarkeit. Das Projekt wird gestartet. Die betroffenen Fachabteilungen erarbeiten gemeinsam mit externen Beratern und den Systemlieferanten eine IT-Spezifikation. Diese ist methodisch schlüssig aufgebaut: Von den Geschäftsprozessen über die Anwendungsfälle bis hin zu den IT-Schnittstellen ist alles enthalten, um das weitere Vorgehen detailliert zu planen. Das Projekt geht in die Entwicklungsphase. Eines Tages jedoch geschieht das Unerklärliche: Das Projektbudget wird durch den CEO ohne Nennung von Gründen gestrichen. Das Projekt ist von einem Tag auf den anderen gestoppt. Offensichtlich sah der CEO keinen wirtschaftlichen Nutzen für die IT-Investition.
Wenn Ihnen etwas ähnliches – nicht unbedingt in dieser Extremform – bereits widerfahren ist, könnte Sie das Thema Auftragsklärung interessieren. In einem früheren Beitrag hatte ich bereits auf die Herausforderungen bei der IT-Spezifikation hingewiesen: Hoher Grad an Abstraktion, Subjektivität der Wahrnehmung, unterschiedliche Sprachen der Beteiligten, der gleichzeitige Wunsch nach Planbarkeit und Flexibilität sowie die geringe Verfügbarkeit der Fachexperten machen es nicht leicht, eine für alle Beteiligten passende IT-Spezifikation zu erstellen. Welchen Stellenwert hierfür eine saubere Auftragsklärung hat, möchte ich in diesem Beitrag darstellen.
Selbstverständnis der IT
Was ist das Selbstverständnis der IT in Ihrem Unternehmen? Wenn Sie für eine Fachabteilung verantwortlich sind: Wie sehen Sie die IT?
Grundsätzlich gibt es zwei gegensätzliche Sichtweisen:
- Die IT ist ausschließlich für die technische Lösung verantwortlich. Oder:
- Die IT ist für die wirtschaftliche Lösung der fachlichen Bedürfnisse verantwortlich.
Der Unterschied dieser beiden Sichtweisen liegt in der Verantwortung für das Ergebnis. Im ersten Fall beschränkt sich die Verantwortung der IT auf die technische Lösung. Diese mag elegant, performant und innovativ sein. Ob sie zu den Bedürfnissen der beteiligten Fachabteilungen passt, liegt in der Verantwortung der Fachseite. Im schlimmsten Fall bringt die IT-Investition nicht den erwarteten Nutzen und verursacht lediglich Kosten und Mehraufwand.
Umfasst die Verantwortung der IT die wirtschaftliche Lösung der fachlichen Bedürfnisse, sieht die Situation anders aus: Die IT wird zunächst den wirtschaftlichen Nutzen einer IT-Lösung herausarbeiten, um davon ausgehend eine technische Lösungsauswahl zu treffen. Ein wirtschaftlicher Nutzen lässt sich vielleicht durch den Wegfall von redundanten Arbeitsschritten, durch eine Verlagerung von Prozessen auf die Kunden oder durch den leichteren Zugang zu benötigten Informationen erreichen. Wird dieser Nutzen quantifiziert, lässt sich das Budget für die wirtschaftliche Umsetzung der IT-Lösung bestimmen.
Beide Sichtweisen haben Vor- und Nachteile. Erstrebenswert ist in allen Fällen eine gemeinschaftliche Ergebnisverantwortung. Nur diese stellt sicher, dass beide Seiten (Fachseite und IT) sich auf den wirtschaftlichen Nutzen konzentrieren. “Goldene Wasserhähne” und “technischer Schnickschnack” lassen sich damit am ehesten ausschließen.
Die Auftragsklärung: Ein Prozess der Annäherung
Es überrascht Sie sicher nicht, wenn ich Ihnen sage, dass auch heute noch ein Großteil der Projekte an einer mangelhaften Auftragsklärung scheitert oder seine Ziele verfehlt (nachzulesen zum Beispiel in GPM Projektmanagement-Studie 2008). Leider gehen die Studien nicht so weit, konkrete Empfehlungen zur Verbesserung dieser Ausgangsposition auszusprechen, so dass der Leser mit der Situation weiterhin alleine gelassen ist.
Was ist das Ziel einer sauberen Auftragsklärung?
Oft beschränkt sich die Auftragsklärung auf die reinen fachlichen Inhalte. Aus meiner Erfahrung ist dies zu wenig. Ziel der Auftragsklärung sollte es sein, ein arbeitsfähiges System zu etablieren, in dem alle Beteiligten wissen, was sie voneinander erwarten können und was nicht. Die fachlichen Inhalte sind lediglich ein kleiner Baustein auf dem Weg dorthin.
Welche Inhalte gehören in die Auftragsklärung?
Um ein arbeitsfähiges System zu etablieren, sollten Sie folgende Punkte klären:
- Projektkontext
- Problemstellung
- Projekthistorie
- Ziele
- Auftrag
- Ressourcen.
Mit diesen sechs Schwerpunkten erhalten Sie ein Bild, wo der betroffene Bereich steht und wo es mit dem IT-Projekt hingehen soll:
Projektkontext
Klären Sie zunächst gemeinsam, wie es zum Projekt gekommen ist: Von wem ging die Initiative aus? Was war der konkrete Anlass? Warum gerade jetzt? Klären Sie die Funktion Ihrer Ansprechpartner im Unternehmen. Welche Erfahrung haben diese mit IT? Waren sie bereits früher in ein IT-Projekt involviert? Klären Sie auch den Kontext des relevanten Unternehmensteils. Wie ist er strukturiert? Welche Ziele gibt es? Welche Bedeutung könnte das IT-Projekt zur Zielerreichung haben? Was wurde bisher unternommen? Welche Projekte könnten noch eine Rolle spielen?
Problemstellung
Hierbei geht es darum, die Sichtweise der Betroffenen zu erfragen. Wie nehmen diese das Problem wahr, das durch die IT zu lösen ist? Für welche Personen ist es ein Problem? Wie lange gibt es das Problem bereits? Wer ist betroffen? Für wen ist das Problem kein Problem? Welche Personen könnten einen Vorteil aus der jetzigen Situation ziehen? Welche Lösungsvorstellungen wurden bereits geäußert?
Projekthistorie
Um aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen, sollten Sie sich ein Bild davon machen, welche bisherigen Aktivitäten unternommen wurden. Wie wurde die Problemstellung in der Vergangenheit angegangen? Was hat sich bewährt? Was nicht? Welche Zusammenhänge wurden dabei deutlich? Fragen Sie auch nach Personen, die beteiligt waren.
Ziele
Bei Zielen wird oft empfohlen, diese “SMART” (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminiert. Siehe auch Wikipedia: SMART (Projektmanagement)) zu formulieren. Obwohl dies methodisch korrekt ist, hilft es nicht dabei, die richtigen Ziele zu finden. Versuchen Sie es einmal damit, die Betroffenen in die Zukunft zu führen: Was ist anders, wenn das IT-Projekt ein voller Erfolg war? Wie sehen die Arbeitsabläufe dann aus? Wie würde sich der Projekterfolg sonst noch auswirken? Wer würde die Veränderung bemerken? Wie würden andere auf den Erfolg reagieren? Finden Sie jedoch auch heraus, was unbedingt so bleiben soll, wie es ist. Und: Entwickeln Sie eine Vorstellung davon, in welchem Zeitrahmen der Erfolg erreicht werden soll (es bringt nichts, die perfekte IT-Lösung in zwei Jahren zu versprechen, wenn das Unternehmen eine rasche Lösung benötigt).
Auftrag
Nun geht es daran, Ihre eigene Rolle zu klären. Welcher Beitrag zur Lösung wird von Ihnen erwartet? Woran wird Ihre Leistung gemessen? Welchen Beitrag leisten Ihre “Kunden”? Wer ist für bestimmte Aufgaben gesetzt?
Ressourcen
Zuletzt geht es selbstverständlich auch um Termine, um die finanziellen Möglichkeiten, um die mögliche Beteiligung von Fachexperten. Insbesondere die letzten beiden Punkte werden oft nicht ausreichend geklärt. Gerade deshalb sollten Sie hier darauf bestehen, dass mit offenen Karten gespielt wird. Es bringt nichts, von falschen Voraussetzungen auszugehen und im Verlauf des Projekts festzustellen, dass Ihre Vorstellung von der Projektgröße sich nicht mit dem möglichen Investitionsrahmen deckt oder dass Sie das Projekt ohne ausreichende Fachexpertise stemmen müssen. Ein wesentlicher Punkt scheint mir auch, herauszufinden, welche Personen aus dem Führungskreis sich für das IT-Projekt stark machen.
Fazit
Sie sehen: Auftragsklärung beschränkt sich nicht nur auf die fachlichen Inhalte. Wenn Sie mit einem IT-Projekt erfolgreich sein wollen, benötigen Sie ein arbeitsfähiges und stabiles System. Dieses System wird von Personen getragen, nicht von fachlichen Inhalten. Mit der sauberen Auftragsklärung versetzen Sie sich in diese Personen. Sie betrachten das Unternehmen und das IT-Projekt aus deren Perspektive. Schlüpfen Sie in die Schuhe Ihrer Auftraggeber und der betroffenen Personen. Spiegeln Sie zurück, was Sie dabei wahrnehmen. Danach wird Ihnen die Ausgestaltung der fachlichen Inhalte deutlich einfacher fallen. Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit ein IT-System spezifizieren, dass die wirklichen Bedürfnisse trifft.
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