Abb. Projektmanagement-Schleife
Wenn Projektleiter Entscheidung treffen, so tun sie dies auf der Basis von Annahmen bezüglich dessen, was aktuell im Projekt vorgeht, was die beste Vorgehensweise ist und wie ihre Entscheidungen wahrscheinlich umgesetzt werden. Ihre Entscheidungen manifestieren sich in Handlungen wie einem geänderten Plan, zielgerichteter Kommunikation und spezifischen Arbeitsaufträgen. Nach Umsetzung der so angestoßenen Maßnahmen lernen die Projektleiter anhand der Rückmeldungen und des Projektfortschritts, inwieweit ihre Annahmen zutreffend waren. Sie werden dann auf der Basis der neu wahrgenommenen Projektsituation erneut Annahmen treffen, ihre Handlungen daran neu ausrichten, neue Lernerfahrungen machen und so weiter.
Was sagt uns dieses Modell?
- Entscheidungen müssen durch die Person getroffen werden, die die Projektmanagement-Schleife komplett durchlaufen kann. Projektleiter sollten Entscheidungen nur in den Bereichen treffen, in denen Sie greifbare Lernerfahrungen machen können. Alle anderen Entscheidungen sollten sie und dürfen sie ihrem Team überlassen. Beispiel: Um eine Abschätzung über eine bestimmte Aktivität vornehmen zu können, müssen Projektleiter eine ähnliche Aktivität bereits durchgeführt haben. Erst mit der greifbaren Erfahrung werden Abschätzungen realistisch. Haben sie diese Erfahrung nicht, ist es besser, auf die Erfahrung eines Teammitglieds zu vertrauen. Anderes Beispiel: Um die zugesagten Termine für Zulieferungen durch die Fachabteilung bewerten zu können, müssen Projektleiter bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dieser Fachabteilung gesammelt haben. Haben sie diese Erfahrung nicht, müssen sie auf die Zusagen der Fachabteilung vertrauen, bis sie genügend Erfahrung gesammelt haben.
- Annahmen sollten explizit getroffen werden. Oft treffen wir Annahmen in Entscheidungsprozessen nicht bewusst. Wir sollten dies aber tun, um die Lernschleife komplett durchlaufen zu können. Beispiel: Wenn wir eine Aufwandsschätzung durchführen, passiert dies stets auf der Basis von Annahmen. Etwa der Anzahl von Anforderungen, die in einem IT-System zu realisieren sind oder des Aufwands für ein vergleichbares Aufgabenpaket. Sind die Annahmen explizit gemacht, können wir die tatsächlich benötigten Aufwände objektiv bewerten und gegebenenfalls unsere Annahmen korrigieren, was zu besseren Abschätzungen in der Zukunft führt. Sind die Annahmen nicht explizit getroffen, können wir nur feststellen, ob die tatsächlichen Aufwände über den geplanten liegen. Wir können nur reagieren, statt wirksame Akzente für die Zukunft zu setzen.
Konsequenzen für die Projektleitung
Als Unterstützung zur Entscheidungsfindung sollten Sie Lernschleifen im Projekt einrichten. Lernschleifen für Sie als Projektleiter und Lernschleifen für Ihr Team, um die verschiedenen Dimensionen des Projekts zu beherrschen:
- Leistungsfähigkeit. Wieviel Arbeit kann das Projektteam bewältigen? Wieviel die Lieferanten?
- Durchlaufzeiten. Wie schnell können Arbeitspakete verschiedener Größen fertiggestellt werden?
- Grad der Selbststeuerung. Welche Vorgaben braucht das Team? Bis zu welchem Detaillierungsgrad muss die Projektleitung Aufgaben wirklich planen und steuern? Was können die Mitarbeiter selbst planen und steuern?
- Fachwissen. Wie gut kennen sich die Projektbeteiligten mit dem Fachgebiet aus? Wie lässt sich der Wissensaufbau bewerkstelligen?
- Nachvollziehbarkeit. Welche Informationen müssen dokumentiert werden? Welche Informationen lassen sich als implizites Wissen weitergeben? Wo sind formale Prozesse erforderlich?
- Methodik. Welche Projektmanagement-Methodik passt zum Team? Konventionell? Agil? Lean? Eine Mischung? Einen Vorschlag, wie eine Methodenvereinbarung aussehen könnte, macht z.B. Dr. Stefan Hagen in seinem PM-Blog: GTD im Projektmanagement?
- Kommunikation. Welche Art der Kommunikation passt am besten zum Projekt? Wie oft müssen Regelmeetings stattfinden? Wie erhält das Projekt Feedback von den Anspruchsgruppen?
Die Lernschleifen müssen immer wieder durchlaufen werden. Eine Lernerfahrung zu Beginn des Projekts wird in der Mitte des Projekts anders ausfallen. Einmal getroffene Festlegungen haben daher nur eine zeitlich begrenzte Gültigkeit.
Mit den Lernschleifen erreichen Sie, was Projekte generell auszeichnen sollte: Die Fähigkeit, dynamisch und flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können und jederzeit die passenden Entscheidungen treffen zu können.
Viel Erfolg!
Dein Kommentar